Preguntas Frecuentes acerca del Sitio Bajo Patrocinio

¿Necesito ejecutar mis fondos tal como fueron aprobados en mi BR?

Chalice espera que una vez aprobado su BR, cada Sitio bajo Patrocinio ejecute sus fondos de acuerdo a como fue aprobada su solicitud presupuestaria. El BR es un instrumento de administración y gestión del programa de patrocinio que le permite planificar con anticipación y así identificar cuáles son las necesidades de las familias y de la comunidad. En caso de existir variaciones mayores al 15% en una o más categorías entre lo presupuestado y lo que se pretende ejecutar, ustedes deben solicitar autorización a MaryAnne. Hoy tenemos un formulario de “Variación” que ustedes completan, justifican y envían a MaryAnne, con copia a Myrna y Patricia.

¿Qué debemos hacer si necesitamos introducir cambios a nuestro presupuesto DESPUÉS de que nuestro BR fue aprobado?

Ustedes únicamente deben enviar un email en ingles a MaryAnne, con copia a Myrna y Patricia, indicando el motivo por el cual desean hacer el cambio y especificando el monto y bajo que categoría incrementarán el presupuesto, en desmedro de que otra categoría. Si la explicación es justificada, MaryAnne aprobará  este cambio y responderá inmediatamente a ustedes, enviando una copia a Myrna y otra a Patricia.

¿Por qué tengo que brindar información tan detallada en mi Solicitud Presupuestaria?

La Solicitud Presupuestaria es uno de los documentos más importantes en la administración del programa de patrocinio. Este documento nos deja saber que ustedes han desarrollado un plan con anticipación para la entrega de beneficios, que han cotizado precios y que tienen una idea muy clara de cómo van a trabajar con los niños y sus familias en cada comunidad. Si ustedes utilizan información genérica, esta nos dice muy poco de lo que piensan hacer. Por ejemplo, si dicen “Útiles escolares” estos pueden ser cuadernos o solo hojas de papel. Necesitamos saber cantidades exactas que usted piensa comprar y cuanto piensa gastar en cada ítem. Sólo cuando tenemos información precisa y completa es que se aprobará en Canadá su Solicitud Presupuestaria y el envío de fondos.

¿Por qué debo cambiar la fecha en cada GL y en cada solicitud presupuestaria?

La parte superior de los Libros Mayores o GL’s tienen espacio para que ustedes coloquen la siguiente información: Sitio bajo Patrocinio y País; Trimestre que se reporta; Moneda Local utilizada; Fecha de emisión de reporte; Número de niños patrocinados; y Número de empleados en el proyecto.

La parte superior de las Solicitudes Presupuestarias o BR’s tienen espacio para que ustedes coloquen la siguiente información: Sitio bajo Patrocinio y País; Moneda Local utilizada; Fondos solicitados para los meses; y Fecha de emisión de la solicitud.

Tengan en cuenta por favor que estos formularios una vez que dejan sus proyectos llegan a la Oficina Regional en La Paz y a las oficinas en Canadá, donde todo se centraliza. Si ustedes no verifican que la información ha sido actualizada, nosotros recibimos informes o solicitudes con fechas equivocadas que pueden conducir a percepciones equivocadas.

¿Por qué no recibimos nuestros fondos de patrocinio al inicio del trimestre como es habitual?

Si su proyecto no recibe los fondos de patrocinio al inicio del trimestre se debe a que existe una observación en relación al cumplimiento del envío del Informe Financiero Trimestral. Estas observaciones pueden ser las siguientes:

•Su proyecto no ha cumplido con los plazos establecidos.

•Su proyecto no ha enviado los GL’s impresos y firmados a Canadá.

•No existe una impresión firmada de la Solicitud Presupuestaria en Canadá.

•Falta uno de los siguientes documentos en su Informe Financiero: estado de cuenta bancario (cartola), boleta de tipo de cambio o boleta de depósito.

¿Por qué nuestro Sitio bajo Patrocinio tiene un saldo de fondos en Canadá?

Como las solicitudes presupuestarias son preparadas por ustedes con un trimestre de anticipación y en base al números de niños/ancianos patrocinados en el último mes de ése trimestre, sucede que hasta el momento del desembolso de fondos, este número de patrocinados haya aumentado. Chalice Canadá enviará únicamente el monto de dinero que ustedes solicitan; por lo tanto, en algunos trimestres, parte de los fondos de patrocinio disponibles para su Sitio se quedan en Canadá, generando así un saldo de fondos.

Si su Sitio bajo Patrocinio tiene un saldo de fondos en Canadá, ustedes podrán identificar esta información fácilmente en el reporte que Jackie envía trimestralmente. Ustedes pueden acceder a estos fondos, incluyendo el monto que ustedes desean utilizar en su siguiente solicitud presupuestaria. 

¿Qué relación hay entre el BR y el Staff List?

El Staff List es el documento que respalda los sueldos que ustedes solicitan en el BR. Los montos que se mencionan en el Staff List deben coincidir exactamente con los montos que se registran bajo salarios en el BR, tanto en la sección administrativa como de beneficios. Cuando envíe usted su informe financiero, asegúrese que el Staff List que usted envía corresponde al periodo por el cual usted solicita fondos.

¿Qué debo hacer cuando me piden que revise el BR de uno de mis sub proyectos?

Cuando usted envíe la revisión de su BR, verifique:

  • Si usted ha incluido todas las observaciones solicitadas.
  • Que no existan errores aritméticos.
  • Que usted brinda la mayor cantidad de detalle posible.
  • Que usted ha verificado que los cambios insertados en el BR de un sub sitio han sido incluidos en el consolidado del Sitio bajo Patrocinio.
  • Asegúrese de enviar TODO otra vez. Esto significa los BR’s revisados de cada sub sitio más el consolidado, y el Staff List.

 ¿Qué es el “Variance Form”?

Chalice espera que una vez aprobado su BR, cada sitio bajo patrocinio ejecute sus fondos de acuerdo a como fue aprobada su solicitud presupuestaria. En caso de existir variaciones mayores al 15% en una o más categorías entre lo presupuestado y lo que se pretende ejecutar, ustedes deben solicitar autorización a MaryAnne. El formulario de “Variación”, que ustedes recibieron cuando se les informó que sus presupuestos fueron aprobados, les permite a ustedes mostrar claramente donde existirá un incremento en la ejecución presupuestaria, y a nosotros identificar fácilmente dónde ustedes están realizando la modificación. Cuando envíen este formulario a MaryAnne, por favor hagan una copia a Myrna y Patricia.

¿Cuántos niños nuevos puedo enviar cada trimestre?

MaryAnne y Patricia, a través de las conferencias en Skype, han establecido con cada uno de ustedes proyecciones de crecimiento. Estos números acordados deben ser los que ustedes envían cada trimestre. Sin embargo, si usted tiene niños que se retiran, usted puede añadir el número de niños retirados con nuevas solicitudes, pues la proyección de crecimiento es a partir del número actual de niños patrocinados al momento de la conferencia Skype.

¿Cuándo debo enviar los formularios de nuevos niños para el patrocinio?

Por favor no esperen hasta el último día del trimestre, pues en Springhill no habrá el tiempo suficiente como para registrar estos NCAs dentro del trimestre acordado con MaryAnne. Las fechas exactas para el envío de cualquier documentación están en El Reportero, boletín informativo trimestral.

¿Si envío mi reporte financiero a la Oficina Regional, debo también enviarlo a la Oficina Central en Canadá?

Si! Su reporte financiero debe ser enviado tanto a la Oficina Regional como a la Oficina Central de Canadá. No se olvide además que TODO debe ser en inglés y que además deben enviar una versión electrónica del GL y del BR.

¿Puedo incrementar los salarios del Staff sin previa autorización de Chalice Canadá?

Ningún incremento en los salarios puede realizarse sin la autorización de MaryAnne. Por favor, comuníquense con MaryAnne o Patricia para fijar una conferencia Skype y discutir de este tema.

¿Por qué debo incluir en cada paquete a Canadá y Bolivia una lista de contenido?

Todos los paquetes que ustedes envíen a nuestras oficinas en Canadá o Bolivia DEBEN incluir una lista de contenido, en la cual ustedes especifiquen que están enviando y la cantidad de cada elemento enviado. Sucede que muchas veces, por más cuidado que se tenga al empacar los documentos en un sobre, estos llegan rotos o abiertos y necesitamos asegurarnos que no se ha perdido nada. Por otro lado, como tenemos varias oficinas en Canadá, ustedes a veces envían un solo sobre con correspondencia que va a personas que trabajan en diferentes oficinas y tenemos que asegurarnos que todos reciban lo que ustedes envían.

Cuando ustedes incluyen una lista de contenido en cada paquete, ustedes garantizan que su correspondencia va a llegar al destinatario correspondiente en forma completa. 

¿Qué hago con los sobres que me llegan para niños patrocinados que no son de mi Proyecto?

Envíelos por favor inmediatamente de retorno a Springhill para que nos demos cuenta de nuestro error y podamos enmendarlo. Muchos de nuestros patrocinadores nos piden que les avisemos exactamente la fecha de envío de sus cartas o tarjetas a sus niños apadrinados. 

¿Cómo se si puedo participar en el programa Chalice Children?

Todos los sitios bajo patrocinio que hayan tenido una calificación de Buena, Muy Buena o Excelente por parte de la Oficina Internacional de Finanzas en el reporte financiero del 4to. Trimestre de la gestión anterior, podrán presentar sus propuestas para el programa de nutrición denominado Chalice Children.

Estamos pensando solicitar fondos para un Proyecto Comunitario, pero nunca lo hicimos antes. ¿Qué debemos hacer?

Como todo programa en Chalice, el Programa de Proyectos Comunitarios tiene un manual de procedimientos y un formulario especial para realizar la  solicitud. Si usted está interesado en aprender más de este programa y necesita el manual o el formulario, por favor escriban un email a la Oficina Regional y enviaremos estos documentos vía email.

¿Debo utilizar los formularios que me envían desde Canadá para cada uno de los programas o puedo cambiarlos y modificar su formato?

Es importante que los formularios que ustedes reciben de Canadá para realizar las solicitudes del Programa de Catalogo de Regalos o para los Informes Financieros NO sean cambiados o reformateados. La razón para esto es que cuando estos formularios son recibidos en Canadá, estas solicitudes o informes pasan a ser revisados y consolidados, por lo que todos deben tener el mismo formato.

¿Cuál es el proceso para aprobar el Catálogo de Regalos?

Invitaciones para participar en esta actividad es enviada por nuestros Gerentes Internacionales a todos los Sitios bajo Patrocinio que estén en cumplimiento con los requerimientos establecidos por Chalice en el programa de patrocinio y en el ámbito financiero. Todas las solicitudes que sean enviadas a Chalice dentro de los límites de tiempos establecidos serán consideradas y revisadas por un comité en Canadá. El comité determina la cantidad de fondos disponibles a ser adjudicada a los Sitios bajo Patrocinio que hayan presentado solicitudes. Las recomendaciones del comité son enviadas al Padre Pat para su aprobación final. Una vez notificada la aprobación, los Sitios bajo Patrocinio son responsables de ejecutar los fondos de acuerdo a la solicitud realizada o conforme a las instrucciones del Gerente Internacional y dentro del tiempo indicado. Los informes narrativos y financieros, así como las fotografías de la entrega de los beneficios, deben enviarse dentro del tiempo indicado para poder calificar y acceder nuevamente a este financiamiento.

¿Voy a poder pagar aguinaldos este año?

Si la legislación laboral de su país establece la obligatoriedad de pagar aguinaldos a sus empleados, entonces usted debe considerar esto al realizar su solicitud presupuestaria del 4to. Trimestre. Coloque por favor el monto establecido por ley en el formulario Staff List, bajo la columna “One time benefit”.

¿Por qué debo escribir mis correos electrónicos dirigidos a MaryAnne y Patricia en Inglés?

Porque cuando ustedes realizan una solicitud o aclaración, este mensaje será copiado luego a la persona específica en la Oficina Central de Chalice en Canadá que hará el seguimiento correspondiente de ese tema. Necesitamos que por favor, si ustedes realizan una solicitud, especialmente en el área financiera, su texto sea en inglés.

¿En caso de recibir un email con varios destinatarios, debo responder a todos?

SI, por favor. Siempre que reciba un email que tenga copia a otras personas es necesario que usted haga click en “Responder a Todos” o “Reply to All”. Si todas esas personas recibieron copia de un email dirigido a usted, TODAS están esperando una respuesta o un comentario.

Autor : Chalice Latinoamérica
Actualizado : 2012-10-22 12:13:49